Aktenvernichtung – Ein Überblick

Gerade in akademischen Berufen ist der sichere Umgang mit Daten eine wichtige Anforderung. Dazu gehört in den meisten Büros auch die Vernichtung von Schriftgut. Für die Anschaffung eines Aktenvernichters gibt es dementsprechend viele Vergleichskriterien, die auf aktenvernichtertest.eu näher beleuchtet werden. Was es dabei zu beachten gibt und warum nicht jeder Aktenschredder alle Sicherheitsanforderungen bietet, erfahrt Ihr hier.

Aktenvernichtung nach Norm

Die Standards, die bei einer korrekten Aktenvernichtung eingehalten werden müssen, sind in der DIN-Norm 32757 festgelegt und wurden im Oktober 2012 sogar noch um zwei Stufen in der DIN-Norm 66399 1+2 erweitert. Das heißt, es gibt gleich mehrere Stufen, die den Grad der Zerschneidung der Dokumente betreffen und dabei in verschiedene Sicherheitsstufen eingeordnet werden. Dabei gilt grundsätzlich: Je kleinteiliger der Aktenvernichter schneidet, desto höher ist die jeweilige Sicherheitsstufe. Hier ist neben der Größe der verbleibenden Papierreste auch die Art des Schnittes in Streifenform oder im aufwendigeren Kreuzschnitt ausschlaggebend.

Stufe 1: Gilt für allgemeines Schriftgut und bedarf keiner kleinteiligen Vernichtung. Es reicht ein Streifenschnitt mit einer Streifenbreite von 12 Millimetern oder einem Kreuzschnitt mit einer Partikelfläche von 1000 Quadratmillimeter.

Stufe 2: Ist geeignet für nicht besonders vertrauliche und interne Dokumente. Hierbei wird eine Streifenbreite von 6 Millimetern oder eine verbleibende Partikelfläche von 400 Quadratmillimetern gefordert.

Stufe 3: Bezieht sich auf vertrauliches Schriftgut einer Firma oder Organisation und benötigt eine Streifenbreite von 2 Millimetern oder eine Partikelbreite von 4 Millimetern bei einer Länge 60 Millimetern. Bei Kunststoffen wird eine Partikelfläche von einem Quadratmillimeter gefordert.

Stufe 4: Hier ist das geheim zuhaltende Schriftgut einzuordnen. Ab dieser Stufe ist der Streifenschnitt als Unkenntlichmachung der Dokumente nicht mehr ausreichend. Im Kreuzschnitt wird eine Länge von 15 bei einer Breite von 2 Millimetern und bei Kunststoffen eine Restfläche von 0,5 Quadratmillimetern gefordert.

Stufe 5: Gilt als maximale Sicherheitsanforderung im zivilen Bereich (Firmen, Organisationen, etc.). Ein Kreuzschnitt von 0,8 mal 15 Millimeter oder bei Kunststoffen eine Partikelfläche von 0,2 Quadratmillimetern ist hierfür die Voraussetzung.

Stufe 6: Bezieht sich auf geheimdienstliche Sicherheitsbedürfnisse und verlangt einen Kreuzschnitt von einem mal fünf Millimetern.

Stufe 7: Diese Stufe gilt für streng vertrauliche Dokumente von Geheimdiensten und fordert eine Partikelgröße von 0,8 mal 4 Millimetern.

Schutzklassen

Aus diesen sieben Sicherheitsstufen ergeben sich drei Schutzklassen, die beim Kauf eines Aktenvernichters beachtet werden sollten.

Schutzklasse 1: Bietet einen normalen Schutz und bündelt die Sicherheitsstufen eins bis drei.

Schutzklasse 2: Gilt für Dokumente mit einem hohen Schutzbedarf und umfasst die Sicherheitsstufen vier und fünf.

Schutzklasse 3: Ergibt sich aus einem sehr hohen Schutzbedarf und fasst die Sicherheitsstufen sechs und sieben zusammen.

Es gilt also vor der Anschaffung des Aktenvernichters in Erfahrung zu bringen, welche Schutzklassen oder Sicherheitsstufen künftig benötigt werden. So erfüllt beispielsweise der Streifenschnitt der Sicherheitsstufen eins bis drei nicht die Sicherheitsanforderungen, die in Anwaltskanzleien, Arztpraxen und ähnlichem gelten. Andererseits ist der Streifenschnitt allgemein kostengünstiger und bietet den Vorteil mehrere Dokumente zusammen zu zerschneiden, was bei einem großen Dokumentenumfang zu einer schnelleren Vernichtung führt.

Ein weiterer entscheidender Punkt ist das Volumen des Auffangbehälters. Hierbei sollte der Umfang der anfallenden Dokumente bedacht werden. Wichtig ist hierbei zu beachten, dass sich die angegebene Blattmenge, die ein Aktenvernichter auffangen kann, an einer Blattstärke von 70g pro DIN-A4-Seite bemessen ist. Allerdings verwenden die meisten Büros eine Blattstärke von 80g pro DIN-A4-Seite, in einigen Fällen wird auch 100g starkes Papier benutzt. Je nach Größe des Büros und dem Umfang des Schriftverkehrs ergeben sich dabei Bedingungen für den Aktenvernichter. Denn zu einer funktionierenden Büroarbeit gehört eben auch, dass Arbeitskräfte nicht durch ein häufiges und aufwendiges Entsorgen des Mülls gebunden werden.

Zusammenfassend sollte demnach zuerst der Umfang und das Sicherheitsbedürfnis der Aktenvernichtung in Erfahrung gebracht werden, bevor die entsprechenden Aktenvernichter gesucht werden.

1 Kommentar

  1. Eric sagt:

    Hallo,

    Danke für die Erklärungen der Sicherheitsstufen. Wir haben im Büro einen Aktenvernichter stehen, der so unendlich laut ist, dass ihn fast keiner nutzt und der Datenschutz dadurch etwas auf der Strecke bleibt.. da sollt man unbedingt drauf achten, wenn man weiter im Ruhe arbeiten möchte!

Hinterlasse einen Kommentar